martes, 22 de junio de 2010

Procesos Típicos de una Inmobiliaria: Proceso de Captación de Inmuebles

El proceso de captación es el que presenta más dificultades para obtener un resultado positivo. Algunos le asignan una importancia del 70% para lograr los objetivos de la inmobiliaria. En esta etapa debemos buscar interesados en vender o alquilar su propiedad.

Este proceso consta de 4 actividades:
  1. Búsqueda de contactos
  2. Realización de Tasaciones
  3. Seguimiento y Negociación
  4. Obtención de la Autorización de Venta o Alquiler

Búsqueda de contactos

Cuando la inmobiliaria aún no es reconocida en su zona de influencia,  la tarea es compleja , porque hay que transmitir al propietario valores de confianza, honestidad, profesionalidad y efectividad que son elementos intangibles y que el propietario irá intuyendo a través de las señales que el Agente Inmobiliario le vaya dando.

Es por este motivo que la Atención al Cliente es considerada unos de los procesos estratégicos básicos de la actividad del Agente Inmobiliario.

Para promover la búsqueda de contactos y, a través de ellos encontrar interesados en vender o alquilar una propiedad, se pueden utilizar las siguientes estrategias:

·         Desarrollar la esfera de influencia del agente inmobiliario
·         Contactar los "Dueño Vende"
·         Establecer un área de cultivo
·         Trabajar sobre autorizaciones vencidas
·         Campaña sobre encargados de edificios
·         Publicidad

Recomiendo leer el libro Captación de propiedades y de clientes, compilado por Darío Sololowski, de editorial Bienes Raíces Ediciones, donde encontrarán el desarrollo de estas estrategias. 


Realización de tasaciones

Obtenido un interesado en vender o alquilar, el siguiente paso es realizar la tasación de la propiedad para estimar su valor. Dos aspectos a tener en cuenta al realizar una tasación:

·         El trabajo técnico de tasar
·         Mostrarnos como una alternativa confiable para obtener la autorización

El trabajo técnico de tasar
Aplicando las Técnicas Profesionales de tasación se obtendrá una opinión de valor del inmueble para ofrecerlo en venta o alquiler.

Aquí, generalmente, se presenta un problema entre las expectativas de valor del propietario y la opinión vertida por el Agente Inmobiliario. Esta situación es agravada, a veces,  por el hecho de que algunos Agentes, en su ambición por captar propiedades fácilmente,  exageran la opinión de valor y ponen en un brete al propietario que no alcanza a comprender porqué existe tanta diferencia entre los valores propuestos por los distintos Agentes Inmobiliarios consultados.

A veces, para no perder el cliente, se puede aceptar para la propiedad un valor mayor que el que surge de nuestro análisis. En este caso, se aclara que la intención es probar si se encuentra un comprador dispuesto a pagarlo y se estipula para dicha acción un plazo determinado, luego del cual se negociará con el propietario para cambiar el valor de la oferta.

Sobre este tema recomiendo dos libros:
1) Herramientas Financieras para la Valuación de Inmuebles de Mario Gómez
2) Tasación de Inmuebles - El valor de mercado de Germán Gómez Picasso y José Rozados

Mostrarnos como una alternativa confiable para obtener la autorización
En el momento de la tasación tenemos la oportunidad de mostrar nuestras habilidades profesionales como Agente Inmobiliario y nuestras calidades personales en la atención y satisfacción de una necesidad concreta.

Por lo tanto se debe poner mucho cuidado en la realización de este proceso. Más allá de la opinión de valor,  el propietario estará juzgando la actuación del Agente Inmobiliario, su pasión por el trabajo, la profesionalidad que demuestra y su actitud de servicio.

El procedimiento para el desarrollo de la tasación es el siguiente:

·         Solicitud de la tasación de una propiedad por parte del interesado.
·         Registro en la Agenda de Tasaciones el día pactado de visita.
·         Asignación del Tasador
·         Visita a la propiedad
·         Realización de un Informe de Tasación
·         Presentación de la tasación. Meta: lograr la Autorización del Propietario
·         Registro de la tasación en una Planilla de Tasaciones Realizadas

Seguimiento, negociación.

Seguimiento
Es una actividad desvalorizada. Muy pocos la practican, y en menor medida cuando hay mucho trabajo. Sin embargo podría decirse que es tan importante como la actividad principal desarrollada.

El seguimiento permite analizar el estado de la decisión del propietario, mostrarnos nuevamente ante él, acercarle nuevas alternativas, clasificar las tasaciones realizadas para saber cuáles tienen posibilidad de transformarse en autorizaciones.

En este momento es importante realizar una encuesta de satisfacción del propietario con el trato recibido en la tasación. Este contacto debe hacerlo una persona distinta de la que fue a tasar y tiene tres fines:
·         Medir el grado de satisfacción del cliente con la labor que se ha desarrollado
·         Medir el desempeño del tasador
·         Tener un nuevo motivo de contacto para preguntar por la decisión de venta o alquiler

Pasos a cumplir durante el seguimiento:
1.      Al día siguiente de la tasación, entregarla por escrito, en un formulario prediseñado. Tener en cuenta que será el primer material que será entregado al posible cliente, por lo tanto, su diseño debe ser estudiado cuidadosamente. Junto al resultado de la tasación,  entregar un folleto explicando sobre los pasos a seguir para la venta o alquiler.

2.      Esperar unos días, tomar contacto telefónico con el cliente y ofrecerle llevar un estudio de la oferta en la zona donde esta ubicada la propiedad. Este estudio se puede realizar con los programas que brindan información sobre la oferta (SIPC, GEOPROP, PROP ONLINE).

3.      Entregar personalmente el estudio de la oferta de la zona y continuar conversando sobre la tasación, el interés del propietario y la situación del mercado.

4.      Encuesta de satisfacción telefónica, que deberá realizarla una persona distinta del que fue a tasar.

5.      Una llamada del tasador haciendo comentarios sobre la encuesta.

6.      Registrar los contactos realizados con el propietario, las propuestas realizadas y las respuestas obtenidas.

7.      La Meta: lograr la autorización del propietario.



Negociación
Los temas que generalmente se negocian en esta etapa son: el valor al que se ofrecerá la propiedad en el mercado y el monto de la comisión que el propietario pagará a la inmobiliaria.

Sobre el primer aspecto ya hemos dicho que a veces se acepta la propuesta de valor del propietario tratando de encontrar a alguien dispuesto a pagar el precio pretendido, esto generalmente se hace por un lapso determinado y,  si no hay resultado,  se flexibiliza a la baja el precio de la propiedad.

La comisión que paga el vendedor a la inmobiliaria es otra cuestión que muchos Agentes Inmobiliarios han convertido en un tema opinable. Hay inmobiliarias que, como estrategia de diferenciación para captar propietarios, ofrecen cobrar el 0% de comisión al vendedor. Conformándose con la comisión que paga el comprador.

Esta práctica degrada el negocio porque atenta contra la sustentación del mismo. En propiedades de gran valor una sola comisión puede sostener los gastos de promoción y publicidad para la oferta en el mercado y a la vez dejar un margen de rentabilidad apropiado,  pero en propiedades de menor valor,  ese margen se ve seriamente comprometido por esta práctica.

Autorización del propietario

Finalmente el propietario decide conceder la autorización para ofrecer su propiedad en venta o alquiler y este acto se cristaliza en un documento que se llama Autorización de Venta o Autorización de Alquiler. En la literatura norteamericana también se lo conoce como “consignar la propiedad”.

Sirve para que la inmobiliaria promueva en venta o alquiler la propiedad que se autoriza y da cobertura al cobro de la comisión por parte de la misma, ya que en dicho documento se aclara cual es el monto de la comisión acordado y cuál es el  plazo de validez para su cobro.

Otra cláusula que generalmente se introduce en este documento establece que si el propietario se arrepiente de la venta o vende la propiedad por su cuenta dentro del plazo de la autorización,  debe resarcir a la inmobiliaria pagando la comisión pactada.

El plazo surge de la negociación y generalmente se establece entre 60 y 90 días. Algunas estipulan renovación automática hasta que el propietario exprese lo contrario. Otras no incluyen esta cláusula.

Puede ocurrir que el propietario no quiera dar la exclusividad de manejo de la venta o alquiler a una inmobiliaria y lo pacta con más de una.

Entonces hablamos de:
·         Autorización Exclusiva: cuando una inmobiliaria tiene exclusividad.
·         Autorización No Exclusiva: cuando no hay exclusividad.

Procedimiento Autorización Exclusiva
·         El propietario decide dar  la propiedad en consignación.
·         Se hace  firmar la Autorización de Venta o Autorización de Alquiler.
·         Se realiza el armado de la Carpeta de la Propiedad.
·         Se registra a la propiedad en la Planilla de Oferta de Propiedades
·         Si la propiedad esta desocupada se solicita la llave para tener acceso.
·         Se da el alta de la llave en el  Registro de Llaves.



Procedimiento Autorización NO Exclusiva
·         El propietario decide dar  la propiedad en consignación sin exclusividad
·         Es importante igualmente hacer firmar  la Autorización de Venta o Autorización de Alquiler sin exclusividad para dejar por escrito cuales son las condiciones de la consignación.

La Carpeta de la Propiedad
Esta carpeta se inicia cuando tenemos una propiedad para oferta de venta o alquiler. En ella se irá archivando toda la documentación necesaria para poder realizar la actividad de comercialización en forma correcta. Cuando se termine la operación la carpeta debería contener:

DATOS INICIALES 
·           Copia del Informe de Tasación
·           Formulario de Autorización de Venta o Alquiler
·           Copia del Título de la Propiedad
·           Copia del Reglamento de Copropiedad (si corresponde)
·           Copia del Poder del Apoderado (si corresponde)
·           Copia del plano de la propiedad
·           Factura de Servicio de Electricidad (de utilidad en alquiler si administramos la propiedad)
·           Factura de Servicio de Agua
·           Factura del Servicio de Gas (de utilidad en alquiler si administramos la propiedad)
·           Boleta de ABL
·           Boleta de Impuesto Inmobiliario
·           Liquidación de Expensas
·           Ficha de la propiedad

DATOS AGREGADOS DURANTE LA OFERTA
§         Avisos publicados
§         Planillas de Guardias Realizadas

DATOS DISPONIBLES EN EL FINAL DE LA OPERACION
·         Copia de recibo de reserva
·         Planilla de datos del interesado comprador o locatario
·         Informe 1 e Informe 5 (Registro de la Propiedad) de los garantes
·         Aceptación de la Reserva por parte del propietario
·         Copia de Boleto de Compraventa o Contrato de alquiler.
·         Copia del recibo de comisiones recibidas.

6 comentarios:

  1. Muy buenos los artículos!. Es un placer leerlos.
    Muchas gracias!!!

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  2. Muy buena informacion clara didactica y precisa pude aclarar dudas que hace tiempo tenia. Al leer los articulos encuentro significados valiosos a la carrera que estoy cursando.UTN NEGOCIACION DE BIENES 6810.Gracias por el profesionalismo!!!

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  3. Felicitaciones por el material

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  4. Todo los artículos son muy interesantes!

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  5. Muy Bueno su material Profesor Julio....la verdad es de gran apoyo...eso hace pensar que es un gran docente...y como todo gran docente comparte su sabiduria...
    muchas gracias desde Chile
    Cristian.

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  6. Buenos dias. Respecto a la autorizacion de venta corresponderia tambien la clausula que de llevarse a cabo la operacion sin la intervecion del profesional con personas presentadas dentro de la vigencia de la auotrizacion , tambien corresponde el pago de honorarios por parte de este último. Ello debe tenerse en cuenta probado esto con planillas de visitas suscritas por los posibles compradores. Saludos y gracias por toda la informacion aqui dada.

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