Procesos Típicos de una Inmobiliaria - Proceso de Comercialización de Inmuebles

El proceso de comercialización consta de 4 actividades:

1. Publicación de la oferta
2. Mostrar la oferta
3. Seguimiento y Negociación
4. Obtención de una Reserva 

Publicación de la oferta 

Esta actividad tiene que ver con la estrategia de comercialización a planificar con el inmueble a vender o alquilar. El objetivo debe ser cerrar la operación en el valor pactado con el propietario en el menor tiempo posible, ya que una extensión en el tiempo de la operación generará mayor cantidad de gastos que impactarán en forma directa en la rentabilidad del Agente Inmobiliario.

Esta estrategia se graduará también en base al nivel de comisiones que se ha pactado con el propietario:

·         Comisiones utilizadas en la Ciudad de Buenos Aires

§         En Venta

·         De 0% al 3% al vendedor del inmueble

·         De 3% al 4% al comprador del inmueble

§         En Alquileres

·         De 0 a 0,5 mes al locador

·         De 1 a 2 meses, o el 5% del contrato, al locatario

A veces no se cobra o se cobra en forma reducida la comisión del vendedor o locador.

Hay actividades de publicación que no incrementan los costos variables y utilizarlas significa una amortización de los costos fijos. Por ejemplo: si se han comprado carteles para mostrar la oferta en el frente del inmueble, es necesario usarlos siempre, ya que la decisión de no usarlos, no cambia el gasto en el que ya se ha incurrido.

Por lo tanto las formas de publicidad que no incrementan los costos variables son:

·         Publicación en el Portal de Internet al cual estamos suscriptos

·         Colocación de carteles

·         Publicación en la vidriera del local

·         Contactarse con los interesados que buscan una propiedad similar (lista de búsqueda)

Las formas de publicidad que incrementan los costos variables son:

·         Publicación de avisos clasificados

·         Realización de Guardias (Open House) o visitas

Actividades

·         Se ingresa la propiedad en el Portal de la Web.

·         Se realiza la Solicitud de Colocación de Carteles

·         Preparación de  Aviso para la Vidriera de la inmobiliaria

·         Revisar la Lista de Búsqueda de Propiedades y contactarse con aquellos que coincida con su búsqueda

·         Preparación de Aviso Clasificado

·         Con la Planilla de Oferta de Propiedades se analiza cuales se publicaran.

·         Se redactan los avisos.

·         Se envía a la agencia del diario elegido.

Mostrar la oferta (Guardias/Visitas)

Como en la Tasación,  este es otro momento importante en la tarea del Agente Inmobiliario. Aquí se trata de encontrar al comprador o locatario para el inmueble que estamos ofreciendo.

A diferencia del proceso de Captación,  no hay elementos intangibles, ya que el inmueble es un elemento tangible que habla por sí solo. Sin embargo, es importante la tarea que desarrolle la inmobiliaria al momento de destacar las fortalezas y dar una respuesta a las debilidades del inmueble en cuestión, ya que por allí vendrán las objeciones.

Será por esta idea de que “el inmueble habla por si solo”, que muchas inmobiliarias prestan poca atención a las guardias y visitas. Esto se traduce en la escasa preparación que a veces evidencian las personas que desarrollan estas tareas

El guardista debe manejar las técnicas de la venta profesional, tener conceptos claros de atención al cliente y tener la motivación suficiente para realizar bien su trabajo.

Para que tenga claridad de conceptos en la venta profesional es importante que el Titular de la Inmobiliaria escriba un procedimiento de trabajo para realizar guardias y lo practique con sus guardistas.

Para incentivar la motivación del guardista, es importante que su remuneración no pase solamente por los viáticos, sino además, ofrecer una comisión cuando un interesado termina comprando o alquilando la propiedad.

Otro aspecto a tener en cuenta respecto de las  propiedades a mostrar es el estado de presentación en el que se encuentran. A veces son inmuebles que han sido desocupados sin que los propietarios se preocuparan por el estado en que quedaron.  Pueden estar  sucios, sin artefactos eléctricos, cortinas de enrollar que no funcionan, etc.  Estas condiciones impiden una normal demostración de la unidad y juegan en contra del precio que el propietario pretende por ella.

Es conveniente realizar una visita de inspección previa a la realización de la guardia o visita y proponerle al propietario un servicio de limpieza y puesta en condiciones, que será con cargo al propietario.

El procedimiento para llevar adelante las guardias o visitas es el siguiente:

Guardia:

·         Se coordina con el propietario día y hora de la guardia

·         Se coordina con el guardista

·         Se publica la guardia

·         Preparación de material para la guardia

§         Fichas de la propiedad (

§         Planilla de Visitantes

§         Encuesta de la propiedad

§         Recibos de Reservas (si se toman reservas)

§          Formulario de Solicitud de Búsqueda (para hacer captaciones en guardia)

§         Formulario de Solicitud de Tasación (para hacer captaciones en guardia)

§         Formulario de Datos para Locatarios si dejan reserva en la guardia.

§         Copia de los avisos publicados por la inmobiliaria para orientar a los interesados a otra guardia  

·         Entrega de la llave y material de guardia al guardista.

·         Realización de la guardia.

·         Devolución de la llave y registros de guardia.

·         Si se tomo Reserva, se rinde el dinero a la administración.

·         Si la reserva es de alquiler,  entrega al futuro locatario el formulario de Datos para Locatarios para tener datos completos del Locatario y su garantía.

Visita:

·         Un interesado solicita ver una propiedad.

·         Si esta ocupada se solicita permiso al propietario.

·         Si esta desocupada no se necesita permiso.

·         Se coordina el horario con el interesado para encontrarse en el lugar.

·         Se le entrega llave y material de guardia al guardista

·         Se realiza la visita

·         Devolución de llave y registro de visita.

·         Si tomó reserva, se rinde el dinero a la Administración.

Seguimiento, negociación.

La actividad de seguimiento en la oferta de venta o alquiler apunta a tomar contacto con aquellos que se mostraron interesados en las guardias o visitas.

Del seguimiento generalmente surgen propuestas de los interesados disminuyendo los valores ofertados. Para aceptar una contraoferta se deben dar dos requisitos:

·         Que este dentro de un rango aceptable de precio

·         Que el interesado realice la propuesta mediante una reserva.

Otra actividad de seguimiento es realizar una encuesta de satisfacción de las personas que asistieron a la guardia. Esto permite:

1.      Medir la actividad del guardista, en cuanto a su comportamiento y respuestas brindadas al visitante. No olvidar que el guardista ejecuta su tarea sin posibilidad de que podamos realizar una supervisión directa sobre su desempeño y generalmente es una persona que no tiene un vínculo permanente con la inmobiliaria.

2.      Volver a conversar sobre las características de la propiedad visitada y en qué medida satisface las necesidades de búsqueda del interesado.

Esta encuesta debe ser realizada por una persona diferente del guardista y debe pertenecer al Area Comercial, para que tenga manejo de la argumentación de ventas.

El procedimiento de manejo del seguimiento es el siguiente:

·         Se registran las visitas en una Planilla de Visitas por Propiedad.

·         Se categorizan las visitas en una escala de Muy Interesado a Poco Interesado.

·         Se realiza un contacto telefónico periódico con los Muy Interesados

·         Se realiza la encuesta telefónica

·         Meta: Obtener una Reserva.

Reserva

¿Qué es la Reserva de Compra?

Este instrumento es una "oferta" que el comprador realiza por el inmueble en cuestión entregando una suma de dinero, y que en tanto no sea aprobada por la parte vendedora, el negocio no está cerrado.

Importancia de tomar reservas

La reserva genera un compromiso por parte de quien la dio. Por lo tanto una propiedad reservada tiene mayor probabilidad de que se concrete la operación de una que no lo está.

¿Cuánto es el monto de una reserva?

En principio el monto total de una reserva debería ser el equivalente del porcentaje de la comisión de la inmobiliaria.  Como esa suma difícilmente el interesado este en condiciones de darla en el momento de tomar la decisión de reservar, se solicita una suma de dinero que tenga un significado de compromiso a no abandonarla.  Esta reserva de bajo valor,  deberá ser completada por el interesado dentro de las 48 Hs para ser elevada al propietario.

Condiciones de devolución de la reserva

La reserva se toma “ad referéndum” del propietario. Sólo se devuelve si el Propietario no acepta las condiciones y/o los comprobantes que presenta el candidato a inquilino (en el caso de los alquileres) no son adecuados; o si no se acepta la contraoferta de compra en el caso de las Ventas.

Cómo manejar las contraofertas (Reserva con objeciones del interesado)

En el caso de objeciones en el precio,  el interesado puede realizar una contraoferta a través de una Reserva, pero no debemos generar falsas expectativas.

La contraoferta de un precio menor no debe sobrepasar el 10% de la operación. Estos porcentajes deben ser adecuados a la situación del mercado en el momento en que se esta realizando esta negociación.

Cuando hay otro tipo de objeciones (cambiar un electrodoméstico, colocar algún aditamento, hacer algún arreglo, etc.) también se tomará la reserva con esa indicación.

Cuando hay objeciones esta debe estar bien aclarada en el cuerpo del recibo antes de la firma del interesado lo mismo que las contraofertas de precio. El valor ofertado colocarlo en números y letras. Si hubiera otras objeciones indicarlas tambien el el recibo.

Cómo se paga una reserva

En efectivo. En el caso que el interesado quiera dejar una reserva en cheques, solo será a condición de que el mismo sea cambiado por efectivo cuando se refuerce la misma en la inmobiliaria.  Cuando se cobra en efectivo, se aclara en el dorso del recibo la numeración de cada billete (sea en pesos o dólares) y se hace firmar por el interesado y por quien toma la reserva. De esta forma el tomador queda protegido ante la presencia de billetes falsos.

Por lo tanto la clasificación de las reservas puede ser:

Reserva de una oferta de alquiler o venta

·         Reserva tomada en el Precio de la oferta

·         Reserva tomada con  una contraoferta

¿Cuáles son los efectos principales que se generan con la reserva?

Una vez aceptada la oferta realizada por el comprador el efecto principal es que el inmueble es retirado de la venta y se presenta al propietario para lograr su aceptación del propietario. Si el propietario acepta comienzan los trámites preparatorios para la suscripción del Boleto de Compra Venta,  o de la Escritura, o del Contrato de Alquiler con el pedido de los informes de dominio de la propiedad e inhibición o inhibiciones de los vendedores en el caso de venta, y los certificado de dominio, inhibición y frecuencia de los garantes en el caso de alquiler.

¿Qué sucede si el comprador se arrepiente después de suscripta la reserva?

En este caso el comprador pierde la suma entregada en concepto de reserva. Por ello, antes de efectuar una oferta por un inmueble, es conveniente estar muy seguro de querer efectuar la operación.