El Proceso Administrativo en una Inmobiliaria

La administración es un conjunto de actividades dirigidas a utilizar recursos de manera eficiente con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. El proceso administrativo se compone de una serie de etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración:

 Planeación

El resultado de esta etapa es obtener los objetivos necesarios para manejar el negocio. Los objetivos son las “situaciones” a las que esperamos llegar, o los “resultados” que esperamos lograr con la implantación de determinadas acciones que son propias del proceso de gestión.

El proceso de generación de objetivos tiene el siguiente desarrollo:

• Definición de la Visión
• Análisis del mercado para descubrir oportunidades y amenazas.
• Análisis interno de la organización para identificar fortalezas y debilidades
• Definición de la Misión (a que negocio nos vamos a dedicar)
• Establecer el Marco de valores para relacionarnos con nuestros clientes
• Definir Objetivos
• Elaborar las Estrategias para lograr los objetivos
• Abrir las estrategias en Líneas de acción 

Una inmobiliaria exitosa en el mercado residencial decide abrir un nuevo frente de actividad en el mercado de oficinas, para lo cual desarrolla un proceso de generación de objetivos y se propone lograr la comercialización de 10 oficinas por mes al cabo de un plazo de 6 meses, basada en las oportunidades que ve en el mercado y a las fortalezas de su grupo de trabajo.

Organización

En esta etapa se resuelve como hacer para lograr los objetivos. Es la instrumentación de las Líneas de Acción en tareas concretas. En esta etapa las actividades son:

• Diseñar la tareas y los puestos de trabajo
• Establecer las relaciones de autoridad entre cada puesto (organigrama)
• Determinar el perfil laboral de cada puesto de trabajo
• Seleccionar las personas idóneas para ocuparlos
• Diseñar y escribir los procedimientos de trabajo
• Capacitar al personal 

El dueño de la inmobiliaria selecciona a un vendedor de su equipo y lo pone como líder del proyecto. Este arma un equipo de trabajo junto a otras dos personas y analizan las estrategias de la competencia para captar y comercializar oficinas. Preparan material gráfico y desarrollan una metodología de captación y comercialización. El líder toma bajo su responsabilidad la capacitación de los dos agentes noveles que le han asignado.

Dirección

Es la etapa más compleja del proceso administrativo, porque se trata de dirigir personas. Siempre me acuerdo del titulo de un libro sobre liderazgo: “Conducir gente es tan difícil como arrear gatos”. Para dirigir en forma apropiada se deben tener en claro:

• Como motivar
• Tener una filosofia de participación del personal
• Comunicación efectiva
• Desarrollar a los miembros del grupo para que realicen todo su potencial
• Recompensar con reconocimiento y buena paga el trabajo bien hecho
• Evaluar el desempeño de las personas 

Todo esto en un contexto de pocos recursos o pocas personas, donde es costoso basar la dirección con el sistema típico de supervisión personal. Tener personas dedicadas a supervisar a otras personas incrementa los costos y no garantiza buenos resultados.

Por eso me inclino a pensar en un sistema de dirección apoyado en la autogestión de los empleados. Esto lo permite la Dirección por Objetivos que se basa en 3 principios:

• Tener objetivos
• Participación del personal
• Evaluación del resultado.

Hemos desarrollado este tema en un artículo especial donde contamos la historia de “La Flaca” empleada de una inmobiliaria.

Se armaron 3 líneas de trabajo. Uno trabajaría sobre antiguos clientes de la inmobiliaria haciendo llamados para determinar si tenían necesidades de oficinas, otro comenzó a explorar la oferta de oficinas en la zona Tortuguitas-Pilar sobre la autopista Panamericana e iniciar actividades de captación. El último empezó un relevamiento de oficinas en el microcentro para encontrar necesidades de cambio. Establecieron una reunión semanal los días viernes por la tarde para intercambiar ideas y analizar el avance del trabajo propuesto. En esta etapa de lanzamiento de la actividad se propuso al equipo una comisión del 25% en la captación y de un 20% en la comercialización sobre los Honorarios que percibe la inmobiliaria.

Control

Hay dos tipos de control que se ejecutan dentro de una organización:

• El control operativo
• El control de gestión

 El control operativo

Su objetivo es la protección de los activos de la institución. Entendiendo por activos: al dinero, a los bienes, al  know-how (saber como) y a sus clientes. Esta relacionado con actividades de Auditoria y procedimientos de Control Interno.

El control de gestión

Apunta a determinar si se han logrado los objetivos que se propuso la organización. Estableciendo un sistema de indicadores agrupados en un Tablero de Comando que comuniquen a la dirección de la empresa en que grado se cumplen las estrategias trazadas y el logro de los objetivos.

Este es un proceso iterativo (que se repite). En la etapa de control cuando se detecta que no se ha logrado el objetivo propuesto se hace un análisis que realimenta el sistema:

¿Por qué no se ha logrado el objetivo?

• Si el objetivo esta equivocado se reformula.
• Si la estrategia no es la adecuada, se elaborará otra estrategia.
• Si la organización no responde se buscaran los cambios para hacerla mas eficaz.
• Si la acción del personal no es la apropiada de ajustaran las técnicas de dirección. 

A dos meses de iniciada la actividad no se han obtenido resultados y ya se ha consumido 1/3 del tiempo planeado en lograr 10 unidades comercializadas. Haciendo un balance de la actividad se resolvió dejar de llamar a antiguos clientes porque no ha dado ningún resultado. Se volcaron 2 personas a la captación ampliando el área de influencia desde la General Paz hasta Pilar sobre la autopista Panamericana. Se resolvió además hacer una publicidad mediante enlaces patrocinados de Google.


Autor Julio Valente