Dirección por Objetivos - Una alternativa para las Inmobiliarias

Navegando en Internet encontré esta consulta en un Blog, (si hoy la buscan aún la podrán encontrar). La “Flaca”, empleada de una inmobiliaria, esta descontenta con su sueldo, pero además esta aburrida porque no tiene nada que hacer.

El “Jefe” seguramente estará en la calle buscando negocios para que su inmobiliaria funcione. Contrató a la “Flaca” para que le cubra las espaldas cuando no esta: atienda el teléfono y a los eventuales interesados que lleguen al local. Sin embargo tiene una empleada disconforme y aburrida.

 ¿Cómo resolver este problema?

Esto esta relacionado con el sistema de administración a emplear en el negocio. La gestión tradicional se basa en órdenes que emanan desde la dirección hacia sus subordinados, de arriba hacia abajo,  acompañada de una supervisión que controla si esas ordenes se ejecutan o no.

La preocupación de los empleados esta en cumplir las órdenes, esas órdenes se basan en un escenario,  que si no se da,  el empleado queda desorientado y no sabe que hacer.

La orden que recibió “La Flaca” fue “atender el teléfono y a las personas que vengan al local, anotar sus necesidades y responder las consultas que realizan”. Pero que pasa sino suena el teléfono y no entran personas: “La Flaca” se aburre.

Aburrirse

Fastidiarse, cansarse de algo, tomarle tedio.

Sufrir un estado de ánimo producido por falta de estímulos, diversiones o distracciones.

El empleado cumple las consignas dadas por “El Jefe”, pero no tiene en claro cuales son los objetivos que su jefe tiene con el negocio y como piensa lograrlos.

Cuando uno realiza un emprendimiento solo (sin socio ni empleados), los objetivos los tiene en la cabeza como así también las estrategias para lograrlos. Ante cada situación sabe cual es la mejor estrategia a utilizar que lo llevará a su objetivo final.

Pero cuando el jefe contrató empleados, generalmente éstos no saben cuales son los objetivos de su jefe, por lo tanto siempre esperan ordenes. Si las órdenes no llegan o no se pueden cumplir porque la situación no es la esperada, se dedican a otros menesteres que a veces nada tienen que ver con el negocio.

¿no sería mejor comunicar los objetivos del negocio a mis empleados y capacitarlos para que compartan y propongan estrategias para lograrlos? Y si son exitosos en el logro de estos objetivos participarlos de la rentabilidad lograda.

El concepto sería buscar un sistema de autogestión de los empleados, que les permita tener un horizonte claro de lo que deben hacer cuando están solos y liberar al jefe de las tareas de supervisión personal, a veces de dudoso resultado.

Autogestión

El término autogestión (significando administración autónoma) se refiere al uso de cualquier método, habilidad y estrategia a través a de las cuales los individuos puedan dirigir eficazmente sus propias actividades hacia el logro de sus objetivos. Incluye el establecimiento de metas, planificación, programación, seguimiento de tareas. La autogestión pretende el empoderamiento de los partícipes de una actividad u organización.

La administración ha desarrollado un concepto de dirección que apunta a esta finalidad y se llama Dirección Por Objetivos.

“La Dirección por Objetivos tiene 3 elementos claves para que funcione:”

1.                  Definición de objetivos para el negocio

2.                  Participación del personal

3.                  Evaluación del resultado.

El dueño debe pasar de una posición de directivo administrador, donde planifica, presupuesta, organiza, gestiona el personal y controla a una posición de directivo líder donde a las funciones anteriores agrega las de establecer directrices, comunicar, involucrar y motivar.

Líder

El líder es aquella persona que es capaz de influir en los demás. Consigue que cada miembro trabaje y aporte lo mejor de sí mismo en la lucha por alcanzar un objetivo común

Involucrar

Implicar a alguien en un asunto, comprometiéndolo en él

Motivar

La motivación en el trabajo es un proceso mediante el cual un trabajador, impulsado por fuerzas internas o que actúan sobre él, inicia, dirige y mantiene una conducta orientada a alcanzar determinados incentivos que le permiten la satisfacción de sus necesidades, mientras simultáneamente intenta alcanzar las metas de la organización

El dueño del negocio deberá pensar en definir una serie de objetivos que permitan el éxito de su gestión.

“Qué es un objetivo”

Son las “situaciones” a las que esperamos llegar, o los “resultados” que esperamos lograr con la implantación de determinadas acciones que son propias del proceso de gestión.

“Característica de los objetivos”

• Orientados hacia resultados específicos
• Realistas, alcanzables, pero capaces de crear un verdadero desafío
• Claros, fáciles de comprender
• Flexibles
• Susceptibles de ser medidos y controlados
• Establecidos de tal forma que fijen un resultado clave

“Condiciones de gestión en que se establecen los objetivos”

• Ser aceptados voluntariamente por los empleados
• Ser legítimos, “correctos” desde el punto de vista de la cultura de la empresa.
• Estar coordinados y equilibrados (coherencia entre objetivos)
• Descender a todos los niveles de la organización
• Disponer de un calendario de ejecuciones.
• Incorporar un sistema de evaluación global.

Los objetivos a definir en una inmobiliaria deberían estar orientados a:

• Obtener el nivel de rentabilidad deseado
• Desarrollar las actividades de captación y comercialización de propiedades.
• Establecer las pautas de atención a los clientes.

Ejemplo de la fijación de objetivos para la Captación de Propiedades

Cuando desarrollé el Proceso de Captación (Ver etiqueta de Administración: Procesos Típicos de una Inmobiliaria: Captación de Inmuebles), definí que el mismo estaba compuesto por 4 actividades:

1. Búsqueda de contactos
2. Realización de Tasaciones
3. Seguimiento y Negociación
4. Obtención de la Autorización de Venta o Alquiler

Nos propondremos como objetivo Captar 5 propiedades por mes

Como vemos la captación de propiedades (Autorización de Venta o Alquiler) es el resultado de un proceso que comienza con la obtención de contactos y termina con las autorizaciones.  Si calculo una tasa de conversión de 25% de contactos a tasaciones. O sea solo un 25% de los contactos me piden una tasación y nuevamente calculo una tasa de conversión de 25% de tasaciones en autorizaciones. O sea que solo un 25% de las tasaciones se convierten en autorizaciones tenemos la siguiente figura:

  

Una aclaración necesaria

Cada inmobiliaria tendrá su tasa de conversión particular que posiblemente no tenga nada que ver o mucho que ver con la que muestro. Por lo tanto acéptenla por un momento para poder terminar de exponer la idea.

Como se observa, hay que realizar mucha tarea de contacto para poder lograr autorizaciones. Y aquí es donde “La Flaca” tiene trabajo.

Para promover la búsqueda de contactos y, a través de ellos encontrar interesados en vender o alquilar una propiedad, se pueden utilizar las siguientes estrategias:

1.      Desarrollar la esfera de influencia del agente inmobiliario

2.      Establecer un área de cultivo alrededor de la inmobiliaria

3.      Contactar los "Dueño Vende"

4.      Trabajar sobre autorizaciones vencidas

5.      Campaña sobre encargados de edificios

6.      Publicidad

Nos sentamos con “La Flaca” y explicando el proceso de las operaciones típicas de una inmobiliaria (ver etiqueta Administración), desarrollamos como se realiza la Captación de Propiedades. En particular nos detenemos en la actividad de obtener contactos. Explicadas las estrategias para poder llegar a posibles interesados, analizamos con ella cuales son posibles que realice y vemos que las numeradas como 2, 3 y 4 las puede canalizar desde la oficina apoyada con una actividad de marketing directo con envíos de folletos. (en otro artículo desarrollaremos en particular esta técnica).

Ya esta claro para “La Flaca” cual es su trabajo, es mas la motivamos a que lea para que aprenda sobre estas técnicas. (Ver libro recomendado en artículo de Captación de Propiedades) y le damos libertad para que utilice otras técnicas que quizás no se nos hayan ocurrido (por ejemplo que trabaje en Facebook sobre su esfera de influencia).

Si “La Flaca” obtiene resultados le reconoceremos una comisión sobre los ingresos obtenidos por la inmobiliaria producto de la Captación y posterior venta de la propiedad.

La actitud del “El Jefe” ha cambiado y de dar órdenes pasó a apoyar la actividad de sus empleados para que logren los objetivos propuestos. Este concepto se llama:

La pirámide invertida

“El enfoque tradicional de la gestión muestra una estructura organizativa de forma piramidal que se fundamenta en el hecho que los subordinados trabajan para los niveles directivos. En el enfoque moderno de la gestión esto se invierte y se afirma que los directivos deben trabajar para los subordinados.”

“La función principal de los niveles de dirección es la de facilitar y apoyar el trabajo de los subordinados, de tal forma que estos estén en la mejor posición para realizar de forma mas eficaz y eficiente las tareas que se espera de ellos”

 

Quedan dos tareas por resolver:

• Establecer mecanismos de participación
• Evaluar los resultados

Las desarrollaremos en un Próximo Articulo.

Lo escrito entre comillas fue tomado del libro 
DIRECCION POR OBJETIVOS Aplicaciones en la Pequeña Empresa. 
Copywrite Julio Valente 2009